Phương pháp sắp xếp thời gian của Steven Covey

Theo Steven Covey thì quản trị thời gian thực tế thách thức chính là quản trị bản thân. Thay vì tập trung quản trị công việc và thời gian thì quản trị ở đây tập trung vào việc bảo tồn, nâng cao các mối quan hệ và thành tích.

Một công việc được xác định bởi hai yếu tố: Khẩn cấp và quan trọng.

-         Cốt lõi của tư duy quản trị thời gian: Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Do vậy Steven Covey xây dựng nên ma trận quản trị thời gian:

	KHẨN CẤP	KHÔNG KHẨN CẤP
	I	II
QUAN TRỌNG	Các Hoạt động: -         Khủng hoảng -         Các vấn đề cấp bách -         Các dự án đến hạn	Các hoạt động: -         Xây dựng quan hệ -         Dự phòng các hoạt động PC -         Nhận diện cơ hội mới -         Lập kế hoạch giải trí
	III	IV
KHÔNG QUAN TRỌNG	Các hoạt động: -         Những việc đột xuất, các cuộc điện thoại, tin nhắn -         Một số email, báo cáo -         Một số cuộc họp -         Những vấn đề tương đối bức xúc -         Các hoạt động quần chúng	Các hoạt động: -         Các việc vặt nhưng rất bận rộn -         Một số thư từ -         Một số cuộc điện thoại -         Những việc lãng phí thời gian -         Những trò vui chơi giải trí

Theo ma trận quản trị thời gian ta dễ dàng nhận thấy rằng để tập trung vào hiệu quả ta cần tập trung vào những công việc mang tính quan trọng nhưng không khẩn cấp. Tuy nhiên để nhận biết đâu là một công việc quan trọng mà không khẩn cấp là một điều không hề dễ dàng nếu không nói là nhiều người mù mờ, không rõ ràng, điều này sẽ dễ dàng nếu bạn có mục tiêu bản thân, sự rõ ràng trong kế hoạch dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Đây chính là áp dụng nguyên lý Pareto (nguyên lý 80/20): 80% kết quả thu được từ 20% hoạt động quan trọng

Để thực hiện nguyên tắc này bạn cần lưu ý mấy điểm như sau:

- Nguyên tắc "KHÔNG" Hãy nói không với những công việc không thực sự cần thiết và cấp thiết

- Dành 20% thời gian cho hoạt động xây dựng những mối quan hệ, xây dựng kĩ năng, chuyên môn, năng lực, vai trò của bản thân theo mục tiêu của bản thân ban đầu

- Phân chia công việc theo đánh dấu chữ cái của phương pháp quản lý thời gian Brian Tracy:

+ A - Công việc cấp thiết cần thực hiện ngay

+ B - Công việc không cấp thiết thưc hiện ngay nhưng rất quan trọng

+ C - Công việc làm cũng được mà không làm cũng được

+ D - Công việc giao cho người khác làm 

+ E - Công việc vô bổ

Bạn luôn phải thực hiện công việc theo tuần tự A>B>C. 

- Lên kế hoạch tuần và kế hoạch hàng ngày với chi tiết:

+ Ngày cuối tuần lên các công việc trong 1 tuần sẽ cần thực hiện

+ Cuối 1 ngày sẽ đưa những công việc đã được đưa vào kế hoạch tuần vào kế hoạch ngày và thêm những công việc mới phát sinh